التخطيط أول خطوات النجاح
السلسلة:سلسلة التطوير الإداري
الكتاب:التخطيط أول خطوات النجاح
المؤلف:James R.Sherman.Ph.D
عدد الصفحات :139 صفحة
الناشر:دار المعرفة للتنمية البشرية
*فكرة الكتاب:
تعتمد جودة النتائج على فاعلية التخطيط الذي يعد أول مرحلة في تحقيق الأهداف، وهذا الكتاب يحتوي على أساليب متنوعة سهلة التطبيق ستعود عليك بالفائدة على المستوى الوظيفي والشخصي.
الفصل الأول
مقدمة في التخطيط
يصاب العديد من الناس بالإحباط عندما لا يجدون الطريق الذي يقودهم إلى مستقبل واعد، والمشكلة أن هؤلاء مع أن الرغبة موجودة لديهم، إلا أنهم بكل بساطة لا يعرفون كيف ومن أين يبدؤون؟ لذلك أغلبهم يشعر بالضياع وكلما بدأ في أمر توقف في منتصفه، وذلك لأنه يفقد ميزة التخطيط الفعال.
ما هو التخطيط؟
هو تصميم المستقبل المؤمَّل، وتطوير الخطوات الفعالة لتحقيقه .
مزايا التخطيط
1-طريقة عقلانية ومنتظمة لصنع القرارات وحل المشكلات .
2-يجمع بين الخبرة والمعرفة والمهارة، مع توفير الأدوات الملائمة.
3-يساعدك في رسم الصورة المستقبلية بما في ذلك المخاطر والمشاكل.
4-يعينك في معرفة فرص النجاح ومصادر الخطر.
5-يساعدك على وصول محطات ناجحة في حياتك.
6-يحفزك على التفكير في المستقبل بلغة الحقائق والبراهين.
7-يجعلك تتحكم بالمستقبل بشكل قوي.
8-يعينك لتصبح الشخص الذي تتمناه.
فالتخطيط إذاً عمل مرن ومتفتح الذهن يحث على التغيير بشكل مستمر، كما أنه يعطيك انطباعاً عن الصورة المستقبلية .
أنواع التخطيط الرئيسة
1-التخطيط المستقبلي، وتوقع الأحداث المستقبلية والاستعداد لها.
2-التخطيط الذاتي لإحداث التغيرات السلوكية.
3-التخطيط التتابعي؛ وهو الانطلاق من حيث توقف الآخرون.
4-التخطيط التحليلي وهو اختيار حل لمشكلة عن طريق طرح الحلول وتحليلها.
مسارات التخطيط
1-التخطيط من الداخل إلى الخارج، ويعتمد عليك وما تنوي القيام به على المستوى الذاتي.
2-التخطيط من الخارج إلى الداخل، ويعتمد بالدرجة الأولى على من حولك من الناس والأحداث، أما أنت فتأتي بالدرجة الثانية .
الخطوات الثمان الأساسية للتخطيط
1-التقييم: الشعور بعدم الارتياح والنقد للوضع الحالي، والحاجة الملحة للتغيير.
2-الالتزام : اتخاذ القرار بشأن التغيير.
3-التقصي: تجميع المعلومات والأفكار والأدوات والدراسات المتعلقة بموضوع التخطيط.
4-القرار:استخدام الحواس والأدوات للوصول إلى أفضل الخيارات المطروحة.
5- التنظيم : وجود استراتيجيات محددة لتنظيم الأولويات والجداول الزمنية والطرق الملائمة للتنفيذ.
6-التحضير:الاستعداد بدقة وعناية للتعامل مع الظروف المختلفة.
7-التطبيق: تنفيذ سلسلة من المهمات وإمكانية قياسها.
8- الإنجاز: تحقيق الأهداف الحالية ثم البدء في تحقيق أهداف أخرى أثناء صعودك سلم النجاح.
فوائد التخطيط
1-يحدد الاتجاه : يحفزك على التفكير المستقبلي.
2-ينسق المجهودات: يعمل وسيلة ربط بين المجهودات والتطلعات.
3-يوفر المعايير: يحدد معايير وأدوات يمكنها قياس التقدم الذي تحرزه.
4-يوضح معالم الطريق: يساعدك التخطيط على تحديد ما تريد فعله والوصول إليه.
5-يجهز المرء: يجعلك على أهبة الاستعداد للتعامل مع الظروف والمشكلات الطارئة.
6-يكشف الوضع: يعطيك صورة واضحة لكيفية التفاعل مع المهام، والأنشطة المختلفة.
7-يحفز المرء: يدفعك التخطيط إلى الأمام، ويقود خطاك إلى أعلى، ويرفع روحك المعنوية، ويحسن رؤاك وعلاقاتك مع الآخرين.
مخاطر تحف بالتخطيط
لا يمكن أن تصف عملية بأنها سهلة جداً، وإن اعتقدت أنك أنجزتها على أكمل وجه، لذا يحف التخطيط بعدة مخاطر منها:
1-فقدان التلقائية : لا يمكنك التخطيط لأن تكون مستغلاً للفرص لأن ذلك يتعارض مع مفهوم التخطيط.
2-الثقة الزائدة في العملية: إن الإيمان الكامل بأن خططك كاملة ودقيقة قد يكون مكبلاً لك عن الاستفادة من الجديد، فتجعلك هذه الثقة العمياء ألا تبصر ما هو أفضل منها.
3-عوز النمو: إن عملية التخطيط قد تشعرك بأنك لست بحاجة للتطور والتحسين مع أن المتغيرات حولك تترا، مما يجعلك تراوح مكانك.
4-الغم النفسي: التخطيط الذي لا يعتمد على بعد النظر يقود إلى التقيد الذي يشعرك بالإحباط وضيق الصدر خصوصاً عندما لا تسير الأمور كما خططت .
5-التمسك الأعمى بطرق العمل: من مخاطر التخطيط الاهتمام بطرق أداء العمل بغض النظر عن إنجاز العمل نفسه والنتائج التي يتم التوصل إليها.
الفصل الثاني
لماذا لا يخطط الناس...؟
أنت مطالب بأن تعرف أين أنت؟ وإلى أين تسير؟ وكيف تسير؟ كل ذلك يتطلب معرفة كاملة بقدراتك ومقوماتك وإمكاناتك.
عنصر الصدفة
تحدث الصدفة عشوائية من غير إنذار أو تنبيه، فليس لك الخيار في التأثير على الصدفة، ولكن يمكنك التحكم في الطريقة التي تستجيب بها عند حدوثها.
كثير من الناس يميل إلى التنظير، ويبتعد عن التخطيط لعدم إيمانهم به، ويعتمدون على الصدق لجلب السعادة والرفاهية، مع أن الفرص لم تكن في يوم من الأيام عاملاً لنجاح الناجحين.
مواقف سلبية من التخطيط
-يستغرق التخطيط وقتاً طويلاً، ولدي أشياء أفضل لأنجزها.
-أنا لا أفقه شيئاً في التخطيط؛ لذا لن أضيع وقتي فيه.
التفاؤل
قد يكون التفاؤل الزائد مانعاً لعملية التخطيط؛ حيث يتم تصور المستقبل مشرقاً مع تجاهل التحذيرات المنذرة بخلاف ذلك.
عدم الإدراك
إن عدم الإدراك الواعي للمقدرات ونقاط القوة ونقاط الضعف يعطي رؤية غير واضحة مما يؤثر بصورة مباشرة على عملية التخطيط.
العلل الفكرية والتعبيرية
إن عدم توافر المعلومات و المعارف والمهارات معيقاً لعملية التخطيط.
عدم المرونة
الشعور بالعزلة والتعقيد، وسلوك طريق غير قابل للنمو والتطوير، والخروج من دائرة الجمود.
مشاكل السرعة والعجلة
ترتيب الأولويات وتقديم الأهم دائماً يعتبر أول خطوة في عملية التخطيط.
عناصر رئيسة للتخطيط الناجح
يمتلك المخططون صفات شخصية تميزهم عن غيرهم وهي:
1-حب الاستطلاع والتنقيب عن إجابات تتعلق بالمستقبل.
2-الإبداع والبحث عن أفكار جديدة وغير مسبوقة أو طرق مبتكرة.
3-القدرة على المنافسة وخوض المواقف الصعبة.
4-العملية؛ فالشخص المخطط عملي وحيوي، وحريص على اقتناص فرص النجاح.
5-الثقة بالنفس والتسلح بسلاح المنطق والحجة؛ فيزيد من ثباتهم.
6-الحكمة ومواكبة المتغيرات والمستجدات ومعاصرتها.
7-المثابرة والتغلب على العقبات والعوائق التي تقف في سبيلهم ومواصلة المشوار.
هذه السمات من خلالها تستطيع أن تقهر العقبات التي تقف أمامك أثناء عملية التخطيط.
الفصل الثالث
كيف تخطط
عنصر المخاطرة
هو احتمال قابل للقياس في حالة التعرض لضرر ما، وعند التخطيط يجب أن تكون على بينة بالمخاطر التي تحف عملية التخطيط؛ حتى تكون أكثر راحة واستقراراً ونجاحاً.
الحظ والتخطيط
مفتاح تحسين حظك يكمن في التخطيط، فهو عملية تحديد مواطن القوة والمصالح والسمات الشخصية التي يرغب في تطويرها، ثم تفعيل تلك السمات وقتما تجد الفرصة سانحة لذلك.
التخطيط للطوارئ
الطارئ شيء يحدث من غير توقع ودون سابق إنذار، وإن امتلاك خطط مسبقة لحالات الطوارئ تشعرك بالثبات، إن وعيك بالمشاكل الطارئة ووضع الحلول لها يجعلك دائماً في وضع الاستعداد، إضافة إلى أن حدوث الطوارئ يحسن لديك أسلوب التصرف ويثري الملكة الإبداعية مما يعطيك فهم أعمق لعملية التخطيط للطوارئ.
محطات نهائية
إن رسم الخطط المستقبلية يجب أن لا يكون مرتبطاً بفكرة التركيز على هدف واحد ومحطة نهائية للطموحات والآمال، بل إن التخطيط يدعوك لجعل نهاية التخطيط بداية لعملية تخطيط أخرى؛ مما يجعل التخطيط متعة حقيقية لك ويحافظ على وتيرة تطورك ونمائك.
الفصل الرابع
استراتيجيات للتخطيط
حدد مواطن قوتك
كن موضوعياً ومتجرداً في حصر نقاط القوة لديك وضع قائمة فيها، ولا تضع الصفات التي تتمنى أن تكون فيك، ولا تغفل الصفات التي تعتقد أنها غير هامة.
حدد كافة الأشياء التي تجد متعة للقيام بها سواء كنت تجيد أداءها أم لا، والتي سوف يكون لها الأثر الأكبر على نجاحك، فكلما ركزت على مواطن قوتك وأداء الأشياء التي تجيدها والتي تشعر بمتعة عند القيام بها سوف يزيد ذلك من فرص النجاح لديك.
حدد نقاط ضعفك
هنا أيضاً كن صادقاً في تحديد نقاط الضعف لديك، وضع قائمة من الصفات التي تشعر أنها تحبطك أو تجعلك سلبياً، وأيضاً حدد الأشياء التي لا تجيد أداءها بشكل جيد أو التي لا تستطيع تطويرها لديك.
إن إدراكك لنقاط ضعفك وتجنبك لأداء الأشياء التي لا تحب القيام بها، ستزيد فرص نجاحك.
عدد الفرص
احصر الأفكار أو الظروف أو الأعمال أو الأشياء المحسوسة وغير المحسوسة والتي تعتقد بأنها تحسن من فرصتك في تحقيق النجاح.
عدد التحديات
في هذا الموضع عدد الأشياء التي تعتقد بأنها قد تشكل عاملاً للخطورة، والتهديدات التي تبدد جهودك، وتبطئ من سرعة تقدمك أو انحرافك عن سير النجاح.
قارن بين قوائمك
بعد حصر أربع قوائم بنقاط قوتك وضعفك والفرص والتحديات التي تواجه بعد ذلك اعمل دمج بين هذه القوائم بطريقة تساعدك على تخطيط مستقبلك بشكل ناجح، وركز على المربع (أ) الذي يجمع بين نقاط قوتك والفرص.
التحديات
الفرص
نقاط قوة
أ
ب
نقاط ضعف
ج
د
اعرف ما تريد
قبل قيامك بأي عمل توقف واعمل عملية (مصنف فكري) لجميع الأفكار الواردة لديك، أخضعها للدراسة الجدية وأعطها ما تستحق من اهتمام، فقد تكون عنصراً عالي للإنتاجية .
طور الغايات والأهداف
تعتبر الغايات والأهداف من القواعد التي يعتمد عليها التخطيط، ولكي تكون هذه الغايات والأهداف قابلة للتحقيق يجب أن تكون واقعية وقابلة للقياس ولديك رغبة قوية في تحقيقها.
وضع معاييرك
ما لم يقس لا ينجز، ما لم تضع معايير محددة بعيدة عن الإفراط والتفريط وتتسم بالوسطية لا يمكن لأي عمل أن ينجز. إن وضع هذه المعايير يحدد لك مدى إنجازك لهذا العمل أم لا، وبالتالي سيحدد لك هل حققت ما خططت أم لا؟
وضع خطتك
إن وضوح خطتك يعطيك انطباع أين كنت؟ وأين أصبحت؟ وإلى أين تتجه؟، لذا تجنب التكرار والتداخل والتناقض أثناء وضعك لخططك، واعمل بمعايير محددة تقيس ما أنجزت، ولا تنسى خطط الطوارئ.
كيف تدير وقتك؟
إذا لم تضبط عملية التخطيط بوقت محدد فإن الفائدة تنعدم، ويضيع الوقت وتهدر الجهود ويكثر التسويف والتأجيل.
إن التزام التخطيط بالوقت هو مؤشر أولي للنجاح، لذا قم بإدارة وقتك أثناء عملية التخطيط حتى تصل إلى نتائج مرجوة في الوقت المحدد لها.
الفصل الخامس
تلميحات وأفكار مفيدة
تعيين وتحديد الأولويات
المهمة الهامة هي تلك التي تدر عائداً كبيراً مقابل الوقت المبذول في إنجازها وتسهم بوضوح في تحقيق غايتك وأهدافك بعيدة المدى.
تأكد من أن أولوياتك واقعية وتتناسب تماماً مع غايتك.
التخيُّل الحي
إن رسم صورة حية ومستقبلية لنفسك يسرع بلوغك إلى مستوى وأداء أفضل، وسر ذلك يرجع إلى الكثافة الحسية وعمق تركيزك على الصورة المستقبلية.
أدخل نفسك في الالتزام
وضع المسؤوليات والمهمات في ميثاق وعهد مع نفسك؛ سوف يجعلك أكثر التزاماً خصوصاً عندما تشرك آخرين في هذا الميثاق مما يدفعك لتحقيق غايتك وأهدافك وربما قبل الموعد الذي حددته لتحقيقها .
تنفيذ الخطة
حدد فترات ذروة الأداء العالي لديك، استفد منها في تنفيذ المهام الشاقة، واترك الأعمال الروتينية للأوقات ذات الإنتاجية الأقل، يمكن جعل النجاح عادة إذا قمت باستمرار بعمل المجالات التي تجيدها.
واظب على المرونة
إن الخطة المحكمة والثابتة قد لا تكون مجدية في عصرٍ يموج بالمستجدات والمتغيرات، لذا لا بد أن تكون الخطط مواكبة للجديد وقابلة للتغير حسب الحاجة، أو وضع عدة استراتيجيات بديلة في حالة تغير استراتيجية معينة يتم التحول إلى استراتيجية بديلة تحقق نفس الأهداف العامة لخططك.
اعرف عالمك
من مكونات النجاح الأساسية أن تتعرف على نفسك والآخرين، بمعنى تعرف نقاط قوتك وضعفك ورؤيتك لنفسك وطريقتك في مباشرة مهامك، ومهاراتك وقدراتك وإمكاناتك من جهة ومن جهة أخرى معرفة العالم من حولك بما يحتويه من أعمال وعلاقات ومدى استفادتك منها.
الفصل السادس
خطة العمل
ثماني استراتيجيات
1-صور عادة التخطيط: تمرن على التخطيط وذلك في كل عمل تعمله.
2-حدد طريقتك : حدد الأسلوب والمكان والزمن والأشخاص لعملية التخطيط.
3-ابحث عن مساعدة: حدد نوع المساعدة التي تحتاجها من الآخرين في مهامك.
4-كن دقيقاً: استند في خططك على حقائق ملموسة وأوضاع واقعية.
5-كن حاد الملاحظة: كن حاذقاً ومستعداً لاقتناص الفرص والاستفادة منها.
6-حافظ على بساطة الخطة : ينبغي أن تكون الخطة خالية من التعقيد أثناء تنفيذها.
7-حسن قدراتك: احرص على امتلاك أعلى مراتب المهارة والخبرة لتنفيذ خططك.
8-كن مرناً: امتلك ميزة التعديل والتغيير والتنقيح لخططك حسب ما تدعوك الحاجة والظروف.
الخطوات الأساسية للنجاح
1-التقييم : حدد موقعك.
2-الالتزام: التزم بخططك.
3-التقصي: اجمع معلوماتك للتخطيط.
4-القرار: اتخذ قرارك بشجاعة.
5-التنظيم: طور غاياتك وأهدافك.
6-التحضير: اجمع كافة الموارد المعينة.
7-التطبيق: نفذ خططك بعزيمة.
8-الإنجاز: أمسك بالحلقة الذهبية.
فكرة للتأمل
قد تكون خطوتك الأولى في تنفيذ خططك هي أهم إجراء، بل تدفعك إلى النمو والتطور المستمرين؛ لذا عليك أن تعي بدقة ما هي خطوتك الأولى ومتى تبدأ بها؟ لا بأس أن تكون الخطوة أو المهمة الأولى سهلة نسبياً حتى تكون دافعًا لك لإنجاز المهمات الشاقة، وأخيراً يجب أن تعمل على وصل المهمات بالغايات بعيدة المدى والتي تأمل في تحقيقها.
.jpg)
.jpg)